Sua empresa está totalmente legalizada? Em alguns casos, existem documentos que são indispensáveis. Um deles é o Conhecimento de Transporte Eletrônico. Entenda quando é obrigado emitir CTe, quais são as pessoas interessadas e quem, de fato, pode gerar esse registro. Dessa maneira, suas entregas serão mais seguras tanto para você como para seus clientes.

Neste post, você descobrirá também quais são as vantagens desse documento e porque é interessante que você conte com a automação. Além disso, entenda qual a relação com os demais documentos fiscais para transporte de cargas. Boa leitura!

O que é CTe?

É a sigla para o Conhecimento de Transporte Eletrônico, documento obrigatório para o transporte de carga, em todas as modalidades dentro do território nacional. Assim, ele é utilizado tanto em transportes terrestres, como aquático e aéreo. Diariamente são emitidos milhares de documentos e os dados sobre esses CTes podem ser consultados no Portal Nacional do CTe.

Esse documento é gerado eletronicamente e fica registrado nos sistemas da Secretaria da Fazenda (Sefaz), atuando como um registro legal e fiscal do serviço prestado. Portanto, quando houver uma blitz ou fiscalização durante as viagens, serve para comprovar a legalidade do transporte.

É partir do CTe que as secretarias estaduais recolhem o ICMS sobre o serviço de transporte. Ademais, dependendo da origem e destino do transporte podem haver diferenças quanto a alíquota de ICMS aplicada.

Quando é obrigado emitir CTe?

No momento da contratação do serviço de transporte, deve-se gerar esse documento, portanto, quando a empresa for enviar uma mercadoria.

A responsabilidade pela geração do CTe recai sobre a empresa responsável pelos serviços de transporte.  Portanto, o transportador é que é obrigado a emitir CTe e pode sofrer as maiores penalidades.

Dessa forma, quem for contribuinte de Imposto Sobre a Circulação de Mercadoria e Serviços (ICMS) pode emitir CTe desde que os cadastros perante o governo estadual estejam em ordem. E, para o caso de motoristas que atuem como contribuintes individuais, se o estado em que se registraram permitir.

Assim, quem pode e é geralmente obrigado emitir CTe são:

• as transportadoras;
• as cooperativas de transporte de carga;
• os condutores contribuintes individuais;
• as entidades contratantes dos serviços de transporte em casos de subcontratação;
• os escritórios de contabilidade (quando gerenciam a emissão fiscal dos seus clientes).

O que é preciso para a emissão de CTe?

Primeiramente, para emitir o documento, é preciso ser contribuinte do ICMS. A seguir, estão apresentadas algumas etapas para que você possa emitir o CTe.

1. Credenciar-se na Sefaz do estado de interesse e em que a empres tem Inscrição Estadual ativa.
2. Ter certificado digital na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil.
3. Ter acesso à internet.
4. Ter um sistema emissor;
5. Homologar o sistema emissor na Sefaz.
6. Ter autorização da secretaria da fazenda.

O sistema de emissão de CTe será fundamental na emissão e no gerenciamento desses transportes, pois a medida em que se aumentam as demandas de frete é preciso cada vez mais ter o suporte de ferramentas de gestão dos fretes.

Erros ao emitir CTe

Durante a rotina de emissão é comum haver erros de valores ou dos envolvidos na operação. A melhor opção nesses casos é sempre cancelar o CTe quando o transporte ainda não iniciou. Porém, nem sempre isso é possível e então entram em cena ações como Carta de Correção, CTe de Anulação e CTe de Substituição. Confira em nosso Assistente de Correção de CTe qual a melhor opção considerando o erro encontrado no seu documento:

Qual a relação do CTe com outros documentos?

O CTe se confunde com outros documentos, mas deve ser emitido em conjunto com esses e não substitui nenhum dos demais registros exigidos. Deve ser apresentado em todo o território nacional. As outras obrigatoriedades relacionadas são:

• a NFSe: é a nota fiscal de serviço eletrônica que deve ser apresentada ao município em serviços de transportes municipais;
• o MDFe: é o manifesto eletrônico de documentos fiscais. Ele agrega os vários documentos fiscais de transporte e dados sobre a viagem;
• o DACTe: é o documento auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, uma versão física e impressa que deve ser guardada na cabine do veículo, para que a fiscalização possa consultar. Atualmente é possível apresentar o Dacte em dispositivos eletrônicos também.

Essas e as demais obrigações devem ser emitidas em conjunto e nenhum documento substitui o outro. No entanto, quando o frete é municipal ocorre apenas a emissão de NFS-e para registrar esse serviço.

Quais são as vantagens do CTe?

A velocidade de geração e consulta desse registro torna o transporte muito mais rápido. Além da economia, ao se evitar a impressão de papéis. Além disso, as pessoas interessadas podem, ainda, escolher bons softwares para transportadoras com suporte ilimitado e permanente. Assim, essa rotina de emissão pode ser ainda mais eficiente e simples.

Por ser um documento digital, os envolvidos nas operações podem receber os arquivos de forma simples via email, por ex. E possível também consultar os dados via chave de acesso no portal da sefaz. A escrituração fiscal e armazenagem dos CTes é outro fator que se tornou facilitada pela digitalização do documento.

Um fator importante é saber selecionar entre empresas especializadas na emissão de documentos eletrônicos. Por terem o conhecimento dos vários detalhes e formas de emissão de CTe, essas entidades darão toda a assistência necessária. Em várias situações o suporte pode também dar dicas sobre como lidar com as burocracias e evitar multas.

Então, como você pôde perceber, essa versão digital do documento que registra o serviço de frete oferece muitas vantagens para sua empresa. Ao emitir o documento de forma correta você envia e recebe mercadorias com tranquilidade.

Deseja saber mais sobre esse documento? Tire todas as suas dúvidas em: CTe: o que é, para que serve e como saber se a sua empresa precisa emitir.